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プレゼンのやり方、プレゼンテーション資料の作り方

投稿日:2018年11月3日 更新日:

プレゼンしていますか? 私も、しかたなくやっています。

プレゼンというのは、プレゼンテーション・発表会のことです。

  • 自院での安全管理のミーティング
  • 児童や一般市民への健康講話
  • 学会、地方学会、研究会、スタディグループ
  • 所属する任意団体の各種会議
  • 町内会の総会
  • PTA会議

などの複数の人に、口頭だけでは伝えられない内容を伝えたい時、プロジェクターにパソコンをつないで資料を表示して話をします。

今回は、そんなプレゼンテーションをするやり方をまとめました。

準備 資料作り

発表内容の資料作りで、注意するポイントです。

最初に話す内容の全容を一行にまとめる

プレゼンで話す内容を一言でまとめて、概要としての一文を作成します。

読点「、」でつないだ長い文章は、聞いている人の頭の中に入っていきません。主語述語の簡潔な文章を並べて、一行で表現します。

ゆっくりと大きな声で読み上げて、5秒以内におさまることを確認してください。

発表の冒頭で、二、三回繰り返して語りかけることで、「これから何を話をするのか?」という導入をします。

分かっていることと、わかっていないことを簡潔にまとめる

現時点で明らかになっている情報から、分かること、推測できること、仮説などをまとめます。

資料や分析データから得られた情報から、分からないこと、足りないことなどをまとめます。

仮説も検証できるのであれば、してみます。その結果なども用意します。

分析するようなデータがあれば、統計学的に問題のない手法で分析されたかどうかについても、まとめておきます。

S爺
自分に誤認があるために、自分の発表する内容が根本的に間違えていることもありますので、最悪の事態に備えて謝罪と撤回という覚悟もあれば万全でしょう。

話の信憑性と説得力に直結することなので、疑念をもたれないように、本当の事を正直にまとめることが基本になります。真実には、矛盾がありません。

まだ、誰にも知られたくない、秘密裏にすすめたい今後の展開などがあれば、必要に応じて「今は話せない」として濁すか、「気がついていない」振りをして触れないこともあります。

スライド資料の作成

PowerPoint や Keynote を使って資料を作成します。

しゃべる時間1分あたりで2枚程度の内容になるようにスライドを作成します。

つい、熱く語ってしまう人は、むだな情報をそぎ落として、文章を短くし、解説する図表もシンプルになるように心がけて描きます。

講話の場合

一般市民や患者などへの話は、

  • 専門用語をわかりやすい言葉に言い換え
  • 漢字が読めないので、ふりがなをふる

などの配慮をして資料を作ります。日頃から、ムンテラ(病状・治療説明)で心がけていることと同じです。

特に、解剖学的表現が、一般人(患者)には、まったく通じません。

言い換え:部位 → 場所  など。

「いらすとや」などからフリーの素材を使ってキャッチーなものに仕上げます。

患者の扱い

一般市民 / 患者は、

  • こちらの言うことを聞いていない
  • 理解していない
  • 都合良く勝手に解釈している
  • 都合の悪いことは忘れている

ことが、ほとんどなのです。

今は、臨床倫理学、医療経営学の講義で習うことですが…

「あの先生の話が分かりやすくて、おもしろくて、優しそう」と感じてくれれば、新患で来てくれます。ステマ(嘘)だらけのネット上ではない、リアルの口コミは威力があります。

新患の勧誘 / 自費治療への営業にも直結することなので、その辺は器用にこなしてください。

話の展開

一般市民への講話は、テーマを絞って「起承転結」的なオーソドックスなものが無難です。

研究発表では、目的と背景の説明、仮説、準備、実験手法、実験・検証結果、考察 の順ですね。

症例発表では、患者の背景と症状、処置や治療経過、予後、考察 の順です。

重複がないかを確認しましょう。重要なこと訴えたいことは、その場で繰り返します。

練習

スライドができたら、プロジェクターを使って壁に映して、レーザーポインターを手に持って話をしてみます。

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プレゼンの予行演習をビデオで撮影しておきます。録画した様子を見れば、客観的に何をどうしたらいいのか?分かります。

スライドの修正をしつつ、このスライドでは、何の話をするのか?一つ一つ決めておきます。

レーザーポインターで指し示してみます。自分の言いたいことがスライドの図や写真、表できちんと説明できるのか? わかると思います。

ダメなら、修正します。

発表

発表は、事前の練習さえしておけば、緊張しても、さほど問題なくできるでしょう。

心がけることは、小さな声や早口にならない、怒鳴らないようにすることです。

S爺
浪々とした大きめの声で、相手の心に響く(脳に浸透するように)緩急取り混ぜて、熱く語りかけます。

ついつい調子に乗って余計なことを語り始めると、私は止まらなくなるので…。

手にもっているリモコン・プレゼンターは、タイマーや時計が付いているモノがあります。それらを活用しましょう。

S爺
腕時計を見るのは、格好わるい、スマートじゃないです。

バブルの頃、高い腕時計を見せつける連中が多かったため、「(Apple WATCHなど)腕時計をみる」仕草は”品がない”人に見えます。

質疑応答

内容にもよりますが、みんなの興味がないものは、誰も手を上げて質問してくれません。

座長が、

  • 予め用意した質問を仕込みのセンセにさせるように当てる
  • 座長自らが質問してくれる

の2点で、儀礼的な質疑応答になることが多いです。

みんなが、身を乗り出して聞くような トピックであれば、座長も困るほどの挙手になります。

質疑応答は、録音しておきましょう。

質問者の発言を紙にメモをとって、整理します。何を質問者がききたいのか? をまとめます。

  • 発表した内容とは関係のないこと
  • 質問者の自慢話
  • 発表内容に関連する希望すること

など、的外れの質問ばかりなのは、

  • 話の内容が聴衆に伝わっていないか
  • 発表の内容に感化されて興奮状態になり、なにか熱く語りたかった

からだと思われます。

質問者のトーク・スキルが低いことも多く、複数の質問を、だらだらとしゃべることも多いので、質問者の言いたいことを箇条書きにしてまとめておきます。

座長より、質問の返答を促されたら、

  1. 質問者の質問内容を一つ一つ、復唱して確認する
  2. 質問者が「その通り」と頷いたら、それぞれの質問に答える
  3. 答えられない場合は、正直に「わからないので、今後の検討課題にさせてもらいます」

と、無難に受け答えします。

S爺
ついつい、「このバカが」と心に思っていることが、言葉尻や態度にでてしまうので、十分に気を付けましょう。

予め想定された質問に対するスライドを用意している場合は、「良い質問ですね」というかんじで、どやりながら、そのスライドを表示して解説します。

勉強不足や誤認により、自分の発表すべてを完全否定され論破されることもあります。その場合には、素直に負けを認め謝罪と撤回をし、その後の対応策をねるという逃げもしておきましょう。

S爺
報復行動は、何事も両面からできますので腐ることはありませんよ。

最終的には、失うモノがどちらが多いか少ないかの差で決まります。

こういった質疑応答など、他人からの屈託のない意見が錯綜するところは、録画か録音をしておいて、後日テキストに落としておきます。その中に、問題解決の糸口が潜んでいることが多々ありますから。

もしそれが、ブレイクスルー並の大発見につながるとしたら? と考えると、何事もおろそかにできません。チームで研究開発をしている人なら、この程度のことは習慣化しているはずです。

まとめ

複数の相手に対して、交渉ごとを持ち込む、売り込むとき、派手なプレゼンした者勝ちの世の中になってきました。

ノートパソコンで解説資料を作り、プロジェクターをサクッと設置して話を始めましょう。説得の威力が違います。

人間は、単に「知りたい」動物です。何事もこちらに都合の良い情報を知ってもらって、それを信じてもらえば、こちらの思い通りのコントロールが可能になります。

これを「扇動」、「洗脳」、「催眠」、「マインドコントロール」などと呼びますが、出所はどれも同じです。「宗教」が最たるものです。

活用しましょう。

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